Caso studio (esempio rappresentativo)
Un'agenzia di comunicazione rimette le consegne in tempo
Un'agenzia con dieci clienti riceveva richieste da mail, WhatsApp e chat condivise. Qualcosa scivolava sempre via. Ecco come ha rimesso ordine, con glarno che raccoglie e prepara e il team che approva.
La situazione di partenza
Ogni cliente scriveva su un canale diverso. Un brief arrivava per mail, una modifica all'ultimo su WhatsApp, un'approvazione in una chat condivisa. Il team rincorreva i messaggi e ogni tanto un feedback finiva in fondo a una conversazione e li restava.
I materiali erano sparsi tra Drive, mail e messaggi. Una consegna e saltata perche il via libera del cliente era arrivato in chat e nessuno l'aveva visto in tempo. Il titolare passava le giornate a fare da centralino tra clienti e team.
Le idee buone restavano ferme, perche le giornate le mangiava il coordinamento.
Cosa ha fatto glarno
glarno ha iniziato a raccogliere le richieste che arrivavano da mail e messaggi, a capire di quale cliente e di quale lavoro si trattava e a metterle in un posto solo, legate al cliente giusto. Niente piu richieste perse in fondo a una chat.
Per ogni richiesta, glarno preparava la risposta o il riepilogo del brief. Il team controllava sul telefono, sistemava una riga e toccava Approva. La consegna entrava in calendario con il suo promemoria.
Il team ha continuato a usare gli strumenti di sempre. glarno ha tolto il lavoro di coordinamento intorno, non ha chiesto di cambiare modo di lavorare.
Il risultato
Dopo il primo mese, l'agenzia ha visto sparire le richieste perse e tornare le consegne in tempo. Questi numeri sono un esempio illustrativo.
circa 7 ore
a settimana, tolte al lavoro di coordinamento
meno 80%
di richieste dei clienti perse o dimenticate
piu consegne
rispettate entro la data concordata
Il titolare ha smesso di fare da centralino. Ogni richiesta arriva in un posto solo, gia legata al cliente, e il team vede a colpo d'occhio cosa manca per ciascuno.
Le consegne tornano in tempo perche le scadenze non restano piu nella testa di una persona. Il tempo recuperato e tornato sul lavoro creativo, quello per cui i clienti scelgono l'agenzia.
Prima rincorrevo le richieste tra cinque chat diverse. Ora arrivano in un posto solo e il team sa sempre cosa manca. Abbiamo smesso di perdere pezzi. Titolare di un'agenzia di comunicazione (esempio rappresentativo)