Caso studio (esempio rappresentativo)
Uno studio commercialista riprende tempo per la consulenza
Uno studio con sei persone e tanti clienti passava le giornate a smistare documenti e a rincorrere chi non li mandava. Ecco come ha cambiato la giornata, con glarno che prepara e loro che approvano.
La situazione di partenza
Lo studio segue oltre cento clienti tra imprese e partite IVA. Ogni giorno arrivano decine di mail con fatture, contratti e documenti da archiviare. Qualcuno scrive in chiaro, qualcuno allega un file senza dire nemmeno di cosa si tratta.
Due persone passavano gran parte della mattina a leggere le mail, capire da quale cliente arrivavano, rinominare i file e metterli nella cartella giusta. Quando un cliente non mandava i documenti per una scadenza, il sollecito partiva tardi o non partiva affatto.
Il risultato: poco tempo per la consulenza vera, quella che i clienti pagano e apprezzano, e qualche scadenza vissuta con il fiato corto.
Cosa ha fatto glarno
glarno e stato collegato alla casella dello studio. Da li ha iniziato a leggere le mail in arrivo, a capire di quale cliente e di quale pratica si trattava e a collegare ogni documento al posto giusto. Quando aveva un dubbio, lo chiedeva prima di agire.
Per le scadenze, glarno controllava chi aveva mandato i documenti e chi no, e preparava il sollecito al cliente. Lo studio lo leggeva, correggeva una riga se serviva e toccava Approva. Niente partiva senza il via libera di una persona.
L'onboarding e durato pochi giorni, sul caso vero dello studio, senza caricare anni di archivio. Si e partiti dalle mail di oggi e si e cresciuti da li.
Il risultato
Dopo le prime settimane, lo studio ha visto un cambiamento concreto nella giornata. Questi numeri sono un esempio illustrativo del tipo di risultato.
circa 9 ore
a settimana, recuperate dallo smistamento manuale
meno 60%
di documenti messi nella cartella sbagliata
0 scadenze
saltate per un sollecito partito troppo tardi
Le due persone che prima smistavano a mano ora controllano e approvano quello che glarno prepara. Il tempo liberato e tornato sulla consulenza, la parte di lavoro che porta valore e fidelizza i clienti.
I solleciti partono in tempo, sempre con il controllo di una persona. Lo studio vede a colpo d'occhio chi e in regola e chi manca, prima della scadenza, non dopo.
Prima la mattina la passavamo a sistemare file. Ora apriamo glarno, controlliamo quello che ha gia preparato e torniamo a fare il nostro mestiere. Socio di uno studio commercialista (esempio rappresentativo)